KPI چیست؟

تعریف شاخص کلیدی عملکرد

شاخص کلیدی عملکرد یک مقدار قابل اندازه گیری است که نشان می دهد یک شرکت چگونه در حال دستیابی به اهداف کلیدی کسب و کار بطور موثر است.

سازمان ها برای ارزیابی موفقیت خود در رسیدن به مقاصد از KPI ها در چندین سطح استفاده می کنند. KPI های سطح بالا ممکن است بر عملکرد کلی کسب و کار تمرکز کنند، در حالی که KPI های سطح پایین ممکن است بر فرآیندهای بخش هایی نظیر فروش، بازاریابی، منابع انسانی، پشتیبانی و سایر موارد متمرکز باشند. 

KPI چیست؟
KPI چیست؟

بنابراین، تعریف KPI چیست؟ KPI به چه معناست؟ KPI مخفف چیست؟ در اینجا چند تعریف دیگر آورده شده است:   

  • تعریف فرهنگ لغت آکسفورد از KPI: یک مقیاس کمّی که برای ارزیابی موفقیت یک سازمان، کارمند و غیره در دستیابی به اهداف عملکرد مورد استفاده قرار می گیرد.
  • تعریف اینوستوپدیا از KPI: مجموعه ای از مقیاس های کمّی که یک شرکت برای سنجش عملکرد خود در طول زمان استفاده می کند.
  • تعریف فرهنگ لغت ماکسی میلان از KPI: روشی برای سنجش اثربخشی یک سازمان و پیشرفت آن در جهت دستیابی به اهداف نهایی خود.

1. چه چیزی KPI را مؤثر می سازد؟

حالا که می دانیم KPI مخفف شاخص کلیدی عملکرد است، فقط به اندازه ی عملی که الهام می بخشد با ارزش است. اغلب اوقات، سازمانها کورکورانه KPI های شناخته شده در صنعت را اتخاذ می کنند و متعجب می شوند که چرا این KPI کسب و کارشان را منعکس نمی کند و نمی تواند هیچ گونه تغییر مثبتی را ایجاد کند.

یکی از جنبه های مهم اما اغلب نادیده گرفته شده ی KPI ها این است که آنها شکلی از ارتباطات هستند. با این ترتیب، آنها مانند هر شکل دیگری از ارتباطات، از قوانین و بهترین روشهای یکسانی پیروی می کنند. اطلاعات موجز، واضح و مرتبط احتمالاً جذب می شوند و مورد استفاده قرار می گیرند.

در ارتباط با توسعه ی یک استراتژی برای تدوین KPI ها، تیم شما باید از اصول اولیه شروع کند و بفهمد که اهداف سازمانی شما چیستند، برای دستیابی به آنها چگونه برنامه ریزی کنید  و چه کسی می تواند بر اساس این اطلاعات عمل کند. این باید یک فرایند تکرار شونده باشد که شامل بازخورد تحلیلگران، رؤسای بخش و مدیران است.

با آشکار شدن این مأموریت حقیقت یابی، شما درک بهتری از اینکه کدام فرآیندهای کسب و کار باید با یک داشبورد KPI اندازه گیری شوند و اینکه آن اطلاعات باید با چه کسی به اشتراک گذاشته شود به دست خواهید آورد.

2. چگونگی تعریف یک KPI

تعیین شاخص های کلیدی عملکرد می تواند حرفه ی دشواری باشد. کلمه عملیاتی در KPI «کلیدی» است، زیرا هر KPI باید با یک معیار عملکرد به یک نتیجه ی خاص کسب و کار مرتبط باشد.

KPI ها معمولاً با معیارهای کسب و کار اشتباه گرفته می شوند. اگرچه  KPI ها اغلب به روشی مشابه مورد استفاده قرار می گیرند، اما باید بر اساس اهداف مهم یا اصلی کسب و کار تعریف شوند. هنگام تعریف یک KPI این مراحل را دنبال کنید: 

  • نتیجه ی مورد نظر شما چیست؟
  • چرا این نتیجه مهم است؟
  • چگونه می خواهید پیشرفت را اندازه گیری کنید؟
  • چگونه می توانید روی نتیجه تأثیر بگذارید؟
  • چه کسی مسئول نتیجه ی کسب و کار است؟
  • چگونه خواهید فهمید که به نتیجه خود رسیده اید؟
  • چند مرتبه پیشرفت را به سمت نتیجه بررسی خواهید کرد؟

به عنوان نمونه، فرض کنیم که هدف شما افزایش درآمد فروش امسال است. شما قصد دارید این را KPI رشد فروش خود بنامید. در اینجا چگونگی تعریفی که شما ممکن است از KPI  داشته باشید آورده شده است:

  • افزایش درآمد فروش تا %20 در سال جاری
  • دستیابی به این مقصود سودآوری کسب  کار را ممکن خواهد ساخت
  • پیشرفت به عنوان افزایش درآمد اندازه گیری شده با دلار هزینه شده، اندازه گیری خواهد شد
  • با استخدام کارمندان فروش بیشتر، با تشویق مشتریان فعلی به خرید محصول بیشتر
  • مدیر ارشد فروش مسئول این معیار است
  • امسال درآمد تا %20 افزایش خواهد یافت
  • بر یک اساس ماهیانه بررسی خواهد شد

3. یک SMART KPI چیست؟

یک روش برای ارزیابی ارتباط یک شاخص عملکرد، استفاده از معیارهای SMART است. این حروف معمولاً مخفف خاص (Specific)، قابل اندازه گیری (Measurable)، قابل دستیابی (Attainable)، مرتبط (Relevant)، دارای محدودیت زمانی (Time-bound) در نظر گرفته می شوند. به عبارت دیگر:

  • آیا هدفتان خاص است؟
  • آیا می توانید پیشرفت به سمت آن هدف نهایی را اندازه گیری کنید؟
  • آیا هدف نهایی به طور واقع بینانه ای قابل دستیابی است؟
  • این هدف نهایی با سازمان شما چگونه مرتبط است؟
  • چارچوب زمانی برای دستیابی به این هدف نهایی چیست؟

4. چگونگی نوشتن و توسعه ی KPI ها

هنگام نوشتن یا توسعه یک KPI، باید در نظر بگیرید که چگونه KPI با یک نتیجه یا هدف خاص کسب و کار یا هدف مرتبط است. KPI ها باید برای موقعیت کسب و کار شما سفارشی سازی شوند و برای کمک به شما در دستیابی به اهدافتان توسعه داده شوند. هنگام نوشتن یک KPI این مراحل را دنبال کنید:

KPI چیست؟
KPI چیست؟

برای KPI خود یک هدف مشخص بنویسید

نوشتن یک هدف مشخص برای KPI  شما یکی از مهمترین – اگر مهمترین نباشد – قسمت توسعه KPI است.

یک KPI  باید با یک هدف اصلی کسب و کار ارتباط تنگاتنگی داشته باشد. نه فقط یک هدف کسب و کار یا چیزی که ممکن است شخصی در سازمان شما فکر کند مهم است. آن باید جزء جدایی ناپذیر موفقیت سازمان باشد.

در غیر این صورت، شما هدفی را نشانه گرفته اید که نمی تواند به یک نتیجه ی کسب و کار برسد. این بدان معناست که، در بهترین حالت، شما در حال کار کردن به سمت هدفی هستید که هیچ تاثیری برای سازمان شما ندارد. در بدترین حالت، آن باعث خواهد شد که وقت و پول کسب و کار شما و منابع دیگری که به بهترین شکل در جای دیگر هدایت می شدند، هدر داده شود.

 نکته ی کلیدی این است: KPI ها باید بیش از فقط اعداد دلخواه باشد. آنها باید یک چیز استراتژیک در مورد آنچه سازمان شما سعی می کند انجام دهد را بیان کنند. شما می توانید (یا نباید قادر باشید) فقط با نگاهی به KPI های یک شرکت، در مورد مدل کسب و کار آن اطلاعات زیادی کسب کنید.

بدون نوشتن یک هدف مشخص، کل آن از بین خواهد رفت.

KPI را به صورت هفتگی یا ماهانه بررسی کنید

بررسی KPI های شما بطور منظم برای نگهداری و توسعه آنها ضروری است. بدیهی است که ردیابی پیشرفت شما در برابر KPI مهم است (در وهله اول، نقطه ی تعیین کننده آن چه خواهد بود؟). اما پیگیری پیشرفت شما به همان اندازه ضروری است، بنابراین می توانید ارزیابی کنید که در وهله اول در توسعه KPI چقدر موفق بودید.

همه KPI ها موفق نیستند. برخی اهداف غیر قابل دستیابی دارند (توضیحات بیشتر در این مورد در زیر). برخی از آنها نمی توانند هدف اصلی کسب و کار را که گمان می شد بدست می آورند پیگیری کنند. فقط با بررسی به طور منظم می توانید تصمیم بگیرید که آیا زمان آن رسیده که KPI های خود را تغییر دهید.

 KPI  خود را به تناسب نیازهای در حال تغییر کسب و کار متحول سازید

KPI هایی که هرگز به روز نمی شوند می توانند به سرعت منسوخ شوند.

مثلاً ، فرض کنیم که سازمان شما اخیراً خط تولید جدیدی را راه اندازی کرده یا به خارج از کشور گسترش یافته است. اگر شما KPI های خود را به روز نکنید، تیم شما به دنبال اهدافی خواهد بود که لزوماً تغییر در جهت تاکتیکی یا استراتژیک را ثبت نمی کنند.

شما ممکن است براساس نتایج خود فکر کنید که همچنان در سطح بالایی عمل می کنید. هرچند، در واقعیت، شما ممکن است KPI هایی را که نمی توانند تأثیر تلاش شما بر اهداف اساسی استراتژیک را ثبت کنند ردیابی کنید.

بررسی KPI های شما به صورت ماهانه (یا بطور ایده آل، هفتگی) به شما فرصتی خواهد داد تا اصلاح کنید- یا دوره را به طور کامل تغییر دهید.

حتی ممکن است روشهای جدید و احتمالاً کارآمدتری را برای رسیدن به همان مقصد پیدا کنید.

بررسی کنید ببینید که KPI قابل دستیابی است

تعیین اهداف قابل دستیابی برای تیم شما ضروری است. هدفی که خیلی بالا باشد خطر انصراف تیم شما حتی قبل از شروع کار را در پی دارد. یک هدف خیلی پایین تعیین کنید و به سرعت خود را متعجب خواهید یافت که پس از رسیدن به اهداف سالانه خود، در عرض دو ماه از سال تقویمی، با خود چه کار کنید.

تجزیه و تحلیل عملکرد فعلی شما ضروری است. بدون این کار، شما در جستجوی کورکورانه ی اعدادی که ریشه در واقعیت ندارند به حال خود رها می شوید. عملکرد فعلی شما نیز مکان شروع خوبی برای تصمیم گیری در مورد حوزه هایی است که باید آنها را بهبود دهید.

شروع به جستجو در داده هایی کنید که قبلاً برای تعیین مبنا برای آنچه در گذشته انجام داده اید جمع آوری کرده اید. ابزارهایی مانند Google Analytics برای این کار عالی هستند، اما ابزارهای سنتی حسابداری که درآمد و سود ناخالص را ردیابی می کنند نیز عالی هستند.

اهداف KPI خود را در صورت لزوم به روز کنید

KPI ها ایستا نیستند. آنها همیشه باید در صورت لزوم تکامل یابند، به روز شوند و تغییر کنند. اگر KPI های خود را تنظیم کرده و فراموش می کنید، خطر دنبال کردن اهدافی که دیگر با کسب و کار شما مرتبط نیستند را می پذیرید.

یک  عادت بررسی منظم را نه فقط برای دیدن چگونگی عملکردتان در برابر KPI هایتان، بلکه برای دیدن KPI هایی که باید تغییر داده شوند و یا به طور کامل رها شوند ایجاد کنید.

برای کسی که هرگز یک KPI ایجاد نکرده است، همه ی این موارد ممکن است طاقت فرسا بنظر برسد.

اما اینجا خبرهای خوبی وجود دارد: وقتی چندین بار این فرایند را انجام دادید، استفاده دوباره از آن در آینده بسیار ساده تر خواهد بود.

جمع بندی

KPI ها به طور کلی ابزاری اساسی برای سنجش موفقیت کسب و کار شما و انجام تنظیمات مورد نیاز برای موفقیت آن هستند.

اگرچه، مفید بودن هر KPI محدودیت های خود را دارد.

مهمترین قسمت هر KPI سودمندی آن است. پس از آن که عمر سودمندی آن تمام شد، دیگر نباید در رها کردن آن و شروع کار با KPI های جدید که بهتر با اهداف اصلی کسب و کار شما هماهنگ هستند تردید کنید.

دیدگاه‌ خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

به بالای صفحه بردن