مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان در واقع مدیریت زندگی است.
مدیریت زمان روند برنامه‌ریزی و تمرین برای کنترل آگاهانه‌ی زمان صرف شده بر روی فعالیت‌های خاص است؛ به ویژه برای افزایش تأثیر، کارایی و بازدهی.
این مسئله شامل هاهنگ‌سازی ضروریت‌های مختلف فرد در رابطه با کار، زندگی اجتماعی، خانواده، تفریحات، علایق شخصی و تعهدات، با گنجایش زمان است.
استفاده‌ی موثر از زمان، به شخص این “انتخاب” را می‌دهد که فعالیت‌هایش را در زمان مناسب و مقتضی خودشان مدیریت کند و به انجام برساند.
طیفی از مهارت‌ها، ابزار، و تکنیک‌ها که هنگامی به کار می‌روند که باید زمان را مدیریت کرد تا کارها، پروژه‌ها و اهداف خاصی تا یک موعد مقرر به انجام برسند، به مدیریت زمان کمک می‌کنند.
در ابتدا، مدیریت زمان تنها معطوف به فعالیت‌های کاری و شغلی بود، اما در نهایت این اصطلاح آنقدر گسترده شد که فعالیت‌های شخصی را نیز دربرگرفت. یک سیستم مدیریت زمان، یک مجموعه‌ی طراحی شده از ترکیبی از روندها، ابزار، تکنیک‌ها و متدها است.
مدیریت زمان معمولاً در توسعه‌ی هر پروژه‌ای یک ضرورت است؛ چرا که محدود و زمان اتمام پروژه را تعیین می‌کند.
همچنین درک این نکته بسیار حائز اهمیت است که در مدیریت زمان، با توجه به برداشت‌ها فرهنگی متنوع از مفهوم زمان، تفاوت‌های هم ساختاری و هم تکنیکی وجود دارد.
عمده‌ی زمینه‌هایی که در متونِ مربوط به مدیریت زمان مطرح می‌شوند، شامل موارد زیر هستند:
- ایجاد محیطی مناسب برای اثربخشی
- تنظیم اولویت‌ها
- روند مرتبط با کاهش زمان صرف شده در موارد فرعی
- پیاده‌کردن اهداف
زمان یکی از ارزشمندترین دارایی‌های زندگی است، چرا که چیزی است که هرگز نمی‌توان آن را پس گرفت. متعاقباً، یکی از مهارت‌های اساسی زندگی برای چیره‌دست در آن، مدیریت زمان است. گذشته از همه‌ی این‌ها، مدیریت زمان، در واقع مدیریت زندگی است.
هدف، یادگرفتن این مسئله است که کاری کنیم که هر روزمان اهمیت داشته باشد. اما این موضوع مستلزم یک انضباط اساسی و خلاص کردن زندگی از شر پشت گوش انداختن کارها است.
مهارت در مدیریت زمان، چیزی بیش از افزایش برون‌ده به دنبال دارد. چرا که می‌تواند فواید سلامت مهمی نیز در پی داشته باشد. هنگامی که زمان عاقلانه مدیریت می‌شود، استرس را به حداقل می‌رساند و کیفیت کلی زندگی‌تان را بهبود می‌بخشد.
اگر هر روز می‌بیند که زیر بار کار روزانه تحلیل می‌روید یا در پیچیدگی پروژه‌ها و تکالیف زندگی‌تان غرق می‌شوید، احتمالاً به این دلیل است که در مدیریت زمان به مهارت کامل نرسیده‌اید.
همین‌طور که روزتان طی می‌شود، می‌فهمید که از برنامه عقب هستید، یا این‌که تنها به این دلیل عقب نیفتاده‌اید که به امید کامل کردن برنامه، همه‌ی توان و تلاش خود را صرف انجام دقیق کارها نکرده‌اید.
هیچ چیز فوق‌العاده‌ای با عجله کردن به دست نمی‌آید. چرا که در نهایت دچار این می‌شوید از سر و گوش کارتان بزنید و مثل هر چیز دیگری، همیشه کیفیت بر کمیت فایق می‌آید.
پایه‌های مدیریت موثر زمانتان را بنا کنید
صرف کردن مقدار مناسب زمان برای خواب کافی، حفظ یک رژیم سالم و ورزش منظم، همگی برای بهبود توجه و تمرکز، عناصری حیاتی هستند.
زمان گذاشتن برای ایجاد یک سبک زندگی سالم، وقت بیشتری را در اختیارتان می‌گذارد تا کارهای دیگرتان را به انجام برسانید و به این ترتیب در طی روز، کارایی شما را بالا می‌برد.
چکونگیِ فعلیِ صرف کردن وقتتان را شناسایی و ارزیابی کنید
اگر در حال رانندگی به سمت محل کارتان باشید، زمانتان را در این مسیر چگونه می‌گذرانید؟ اگر از قطار یا اتوبوس استفاده کنید، چگونه تمام آن ساعت‌ها را در طول هفته طی می‌کنید؟
چند کتاب صوتی یا نوار زبان را می‌توانستید در ماه اخیر، میان ترافیک کامل گوش کنید؟ در چند هفته‌ی بعد، چند کتاب را می‌توانید داخل قطار، در مسیر رسیدن به محل کارتان بخوانید؟
این‌ها همان بهترین زمان‌هایی در طول روز هستند تا تمام آن چیزهای کوچکی را که “آرزو می‌کردید” برای‌شان وقت داشتید، در آن‌ها بگنجانید.
در طی زمان، این عادت‌ها تبدیل به سبک زندگی می‌شوند و خیلی زود خود را بسیار موفق‌تر از دیگران می‌یابید.
پس به کارهای غیر ضروری نه بگویید و آن‌هایی را که اهمیت خیلی زیادی دارند، اولویت‌بندی کنید.
اهداف خود را در نظر بگیرید و قبل از برعهده گرفتن کارهای بیشتر، برنامه‌ی خود را نگاه کنید. اگر کاری زمان‌بر بود اما لزوما برای هدف اصلی مهم نبود، آن را کنار بگذارید و یا این‌که آن را به انتهای لیست اضافه کنید.
وقفه‌های زمانی اختصاص بدهید و حواس‌پرتی‌ها را محدود کنید
هر کسی، یک جایی دارد که در آن با بیشترین اثربخشی کار می‌کند. بعضی‌ها عاشق این هستند که با هندزفری، موسیقی گوش کنند، در حالی که دیگران به سکوت مطلق نیاز دارند.
برخی از مردم روی میز ناهارخوری با همانقدر کارایی کار می‌کنند که در کتابخانه‌ی خوابگاه. این مکان هر کجا که هست، از آن استفاده کنید.
تلویزیون را خاموش کنید، تلفن همراه را سایلت کنید، تبلت خود را کنار بگذارید و تمرکز کامل خود را به کاری که در دست دارید اختصاص دهید. نه به پیامک‌ها پاسخ دهید و نه در اینترنت جستجو کنید.
وقتی شما زندگی خود را به شیوه‌ا‌ی سالم و منظم پیش می‌برید و قادر هستید که کارهای روزانه را به شکل کارآمدی انجام دهید، استرس کاهش می‌یابد، برون‌ده بالا می‌رود و یک رضایت کلی پدید می‌آید.
در صورت لزوم استراحت، هرگز تردید نکنید
همه گاهی اوقات احساس فرسودگی می‌کنند؛ بر هم انباشتن کارها منجر به استرسی می‌شود که به آسانی شما را از تلکیفی که بر عهده دارید، باز می‌دارد. قدم بزنید، به باشگاه بروید، کمی هوای تازه بخورید یا از آن مرخصی استعلاجی که کنار گذاشته بودید استفاده کنید.
گاهی تمام آنچه نیاز داریم یک لحظه آسایش و تنهایی است تا ذهن‌های فرسوده از کارمان را پاک کنیم و بدنمان را دوباره شارژ کنیم برای مرحله‌ی بعد، انرژی داشته باشد.
یک راهنمای مختصر برای مدیریت زمان
مزایای مدیریت زمان
این توانایی که زمانتان را به طور موثر مدیریت کنید، اهمیت دارد. مدیریت زمان خوب، منجر به بهبود کارایی و برون‌ده، کاهش استرس و موفقیت بیشتر در زندگی می‌شود.
1) تسکین استرس
تهیه و اجرای یک برنامه‌ی کار، اضطراب را کاهش می‌دهد. همچنان که شما گزینه‌های “باید انجام دهم” را در لیست خود بررسی می‌کنید، می‌توانید ببینید که پیشرفت محسوسی دارید. این به شما کمک می‌کند که از استرس‌زدگی ناشی از نگرانی بابت این‌که آیا کارها را انجام داده‌اید یا نه، در امان بمانید.
2) زمان بیشتر
مدیریت زمان خوب، به شما زمان اضافه برای صرف‌کردن در زندگی روزانه می‌دهد. کسانی که می‌توانند به طور موثر زمان را مدیریت کنند، از داشتن زمان بیشتر برای صرف کردن در تفریح‌ها و مشغولیت‌های شخصی لذت می‌برند.
3) فرصت‌های بیشتر
خوب مدیریت کردن زمان، به فرصت‌های بیشتر و کمتر هدررفتن زمان در فعالیت‌های جزئی می‌انجامد. مهارت‌هایِ مدیریتِ زمانِ خوب، کیفیت‌هایی کلیدی هستند که کارفرمایان به دنبال آن‌ها می‌گردند. توانایی اولویت‌بندی و برنامه‌ریزی در کار، برای هر سازمانی بسیار مطلوب است.
4) توانایی درک اهداف
افرادی که مدیریت زمان را به خوبی تمرین می‌کنند، قادر هستند که بهتر به اهداف و تکالیفشان برسند و این کار را در مدت زمان کوتاه‌تری انجام دهند.
لیستی از نکات مدیریت موثر زمان
بعد از در نظر گرفتن مزایای مدیریت زمان، بیایید چند راه برای مدیریت موثر زمان را بررسی کنیم.
1) اهداف را به درستی تعیین کنید
اهدافی را در نظر بگیرید که دست‌یافتنی و سنجشپذیر باشند. هنگام تعیین هدف، از متد سرواژه‌یِ مس بود استفاده کنید. یعنی اساساً اطمینان حاصل کنید که اهدافی که در نظر گرفته‌اید، مرتبط، سنجشپذیر، به موقع، ویژه و دست‌یافتنی باشند.
2)عاقلانه اولویت‌بندی کنید
کارها را بر اساس اهمیت و فوریت، اولویت‌بندی کنید. برای مثال، به کارهای روزانه‌تان نگاه کنید و تعیین کنید که کدام‌یک:
- مهم و فوری‌اند: این کارها را در اسرع وقت به انجام برسانید.
- مهم‌اند اما فوری نیستند: درباره‌ی زمان انجام آن‌ها تصمیم بگیرید
- فوری‌اند اما مهم نیستند: در صورت امکان این کارها را واگذار کنید
- نه اهمیت دارند و نه فوری‌اند: این‌ها را کنار بگذارید تا بعداً انجام دهید
3)برای تکمیل هر کاری، موعد تعیین کنید
گاهی اوقات، محدودیت زمان برای کامل کردن کارها، به شما کمک می‌کند تا متمرکزتر و کارآمدتر باشید. همچنین صرف یک مقدار تلاش بیشتر برای تصمیم‌گیری در این باره که چه مقدار زمان برای اختصاص به هر کاری لازم است، به شما کمک می‌کند تا قبل از پیش‌آمدن مشکلات احتمالی، آن‌ها را تشخیص دهید. به این طریق، شما می‌توانید برای مواجهه با آن‌ها برنامه‌ریزی کنید.
به عنوان مثال، فرض کنید که شما بایستی به موقع، پنج مطلب را برای یک جلسه آماده کنید.
با این وجود، شما متوجه می‌شوید که در زمان باقی مانده تا جلسه، قادرید تنها چهار مورد از آن‌ها را به انجام برسانید. اگر شما از این حقیقت به‌خوبی آگاه باشید، پیشاپیش می‌توانید به سادگی نوشتن یکی از مطالب را به یک‌نفر دیگر واگذار کنید.
به هر حال، اگر شما به خودتان زحمت نمی‌دادید که از قبل، برنامه‌ی زمانی کارهایتان را بررسی کنید، ممکن بود که به جایی برسید که تا یک ساعت قبل از جلسه، متوجه مشکل زمان‌بندی خود نشوید.
در آن موقعیت، احتمال پیدا کردن یک نفر برای واگذاری یکی از مطالب به او، به شکل قابل ملاحظه‌ای سخت‌‌تر می‌شد و همچنین برای او نیز گنجاندن این کار در برنامه‌ی روزانه‌اش دشوارتر می شد.
4) در فاصله‌ی بین کارهای خود، استراحت کنید
هنگامی که حجم زیادی از کارها را بدون استراحت انجام می‌دهید، متمرکز و باانگیزه ماندن دشوارتر است.
در بین کارهایتان به خودتان کمی اجازه آسودن بدهید تا ذهنتان پاک شود و سرحال بیایید. یک چرت مختصر، کمی قدم‌زدن کوتاه یا کمی مدیتیشن را برای خود در نظر بگیرید.
5) به خودتان نظم ببخشید
برای مدیریت زمان طولانی مدت، از تقویم خود استفاده کنید.
موعد مقرر پروژه‌هایتان، یا کارهایی که جزئی از تکمیل پروژه‌های کلی هستند را یادداشت کنید. درباره‌ی این‌که کدام روز برای اختصاص به یک کار خاص مناسب‌تر است، فکر کنید.
برای مثال، ممکن است که نیاز داشته باشید تا یک روز که می‌دانید در آن روز، مدیر ارشد امور مالی شرکت در دسترس است، جلسه‌ای را تدارک ببینید که درباره‌ی جریان نقدینگی بحث کنید.
6) فعالیت‌ها و کارهای غیر ضروری را حذف کنید
بسیار حائز اهمیت است که فعالیت‌ها و کارهای اضافی را حذف کنید. آنچه را مهم است و ارزش وقت شما را دارد، تعیین کنید. حذف کارها و فعالیت‌های غیر ضروری زمان بیشتری را برای شما خالی می‌کند تا صرف چیزهای حقیقتا مهم کنید.
7) پیشاپیش، برنامه‌ریزی کنید
اطمینان حاصل کنید که هر روز را با تصور شفافی از آنچه لازم است انجام دهید – آنچه باید “آن روز” انجام داده شود – شروع کنید.
در نظر داشته باشید که این را برای خود تبدیل به یک عادت کنید که در پایان هر روز کاری، پیشاپیش لیستِ “آنچه باید انجام دهم” را برای روز کاری بعد بنویسید. در این صورت، صبح روز بعد شما کاملا روبراه و آماده‌اید.