برنامه‌ریزی عملکرد(سامان‌گری) مدیریتی بنیادی است، که شامل تصمیم گیری از پیش، چه کاری باید انجام گیرد، چه زمانی باید رخ دهد، چگونه انجام گیرد و چه کسی قصد انجام آن را دارد، می شود.
این امر یک فرآیند فکری است که اهداف یک سازمان را تعیین کرده و اسلوب های مختلف کار را ایجاد می کند، که به کمک آن، سازمان می تواند به اهداف مورد نظر برسد. این امر به طور دقیقی چگونگی دستیابی به یک هدف خاص را به طور اجمالی تعیین می کند.
برنامه‌ریزی چیزی جز فکر کردن قبل از اقدام نیست. این امر به ما کمک می کند تا نگاهی به آینده بیندازیم و از قبل برای رویارویی با موقعیت‌هایی که در آینده با آنها روبرو خواهیم شد، تصمیم بگیریم که شامل تفکر منطقی و تصمیم گیری عقلانی است.
یکی از متداول ترین مجموعه اقدامات در زمینه مدیریت، برنامه‌ریزی است. به عبارت ساده‌تر، برنامه‌ریزی تعیین مسیر برای چیزی – یک سازمانی – و سپس هدایت سازمان برای دنبال کردن مسیر است.
برنامه‌ریزی های متعددی در سازمان‌ها وجود دارد. نقطه مشترک این نوع برنامه‌ریزی های گوناگون، مراحل مختلف و دستورالعمل هایی برای اجرای هر چه کارآمدتر آن است. اطلاعات موجود در این مقاله می تواند مبنایی برای انجام انواع برنامه‌ریزی، از بسیار پیچیده گرفته تا ساده و بنیادی، مورد استفاده قرار گیرد.
(عنوان برنامه‌ریزی کتابخانه (مجموعه کتب)، برنامه‌های متنوعی را توصیف می کند.) برای کمک به استفاده هر چه بیشتر اطلاعات زیر درهر موقعیت ممکنی، دامنه اطلاعات برنامه‌ریزی زیر مربوط به “سازمان” است که به طور کامل توضیح داده شده است. فرایند ذیل باید توسط برنامه‌ریزان به منظور برآورده کردن نیازها و ماهیت آنها و سازمانهایشان مورد استفاده قرار گیرد.
ویژگی های برنامه‌ریزی
1. عملکرد سامان‌گری (مدیریتی): برنامه‌ریزی اولین و مهمترین کارکرد مدیریتی، پایه و اساس سایر کارکردهای مدیریت، یعنی سازماندهی، استخدام، هدایت و کنترل را فراهم می کند، چرا که آنها در حاشیه برنامه های صورت گرفته، به انجام می رسند.
2- هدف گرا: این امر بر تعیین اهداف سازمان، تعیین اقدامات جایگزین و تصمیم گیری برای اقدام مناسب، متمرکز بوده که برای دستیابی به اهداف صورت می گیرد.
3. فراگیر: به این معنی که در همه بخش‌ها حضور داشته و در تمام سطوح مورد نیاز سازمان فراگیر باشد. اگرچه دامنه برنامه‌ریزی در سطوح و بخش‌های مختلف، متفاوت است.
4- فرآیند در جریان: برنامه‌ها برای دوره خاصی تنظیم می شوند، مثلاً برای یک ماه، یک فصل، یک سال و غیره. پس از پایان یافتن این دوره، با در نظر گرفتن شرایط و نیازهای حال و آینده سازمان، برنامه های جدیدی ترسیم می شود. بنابراین، از آنجایی که برنامه‌ها توسط برنامه های دیگری چارچوب بندی، اجرا و پیگیری می شوند، این فرآیند، فرآیندی در جریان (مداوم) است.
5. فرآیند فکری: این فرآیند یک تمرین ذهنی بوده که شامل استفاده از ذهن، فکر کردن، پیش بینی، تصور هوشمندانه و نوآوری و غیره است.
6. آینده نگر بودن: در روند برنامه‌ریزی، نگاهی به آینده می اندازیم که شامل در نظر گرفتن، تجزیه تحلیل و پیش بینی آن است تا سازمان بتواند به طور مؤثر با چالش های پیش رو، روبرو شود.
7.تصمیم گیری: در مورد انتخاب اقدامات جایگزین (اسلوب کار جایگزین) که می توانند برای دستیابی به اهداف به وقوع بپیوندند، تصمیماتی گرفته می شود. گزیده انتخاب شده (جایگزین) باید از همه راه‌ها بهتر باشد، با کمترین نتایج منفی و بیشترین نتایج مثبت.
برنامه‌ریزی مربوط به تعیین اهداف، مقاصد و مشخص کردن طرحی برای تحقق آنها است. این امر به مدیران در تجزیه و تحلیل کردن شرایط موجود برای تعیین راه های دستیابی به موقعیت مطلوب در آینده، کمک می کند. که هر دو، نیاز سازمان و مسئولیت مدیران است.
اهمیت برنامه‌ریزی
- این امر به مدیران کمک می کند تا با تعیین اهداف و انتخاب روش کار به سود سازمان، عملکرد آینده را بهبود بخشند.
- با نگاهی به آینده، خطر و عدم ثبات را به حداقل می رساند.
- هماهنگی اقدامات را تسهیل می کند. بنابراین، تداخل این فعالیتها را کاهش می دهد و کار غیرموثر را از بین می برد.
- از پیش اعلام می کند که در آینده چه اقدامی باید صورت گیرد، بنابراین مسیر انجام را نشان می دهد.
- این امر، فرصت ها و خطرات آینده را کشف و شناسایی می کند.
- استانداردهای کنترل را تعیین می کند. این امر، عملکرد فعلی را با عملکرد استاندارد مقایسه می کند و برای اصلاح آن تلاش می شود.
برنامه‌ریزی در همه سازمان‌ها، خانوارها، ارگان‌ها، کارکردها و غیره وجود دارد. ما باید برنامه‌ریزی کنیم چرا که آینده بسیار نامشخص بوده و از آنجایی که شرایط مدام در حال تغییر است، هیچ کس نمی تواند آن را با دقت 100٪ پیش بینی کند. از این رو، برنامه‌ریزی اصلی ترین نیاز هر سازمان برای بقا، رشد و موفقیت است.
چگونه می توان برنامه‌ریزی کرد
برنامه‌ریزی به طور معمول شامل بهره بردن از اقدامات اساسی ذیل می شود.
اهداف
اهداف دستاوردهای مشخصی هستند که در کل و یا در ترکیب با یکدیگر برای دستیابی به نتیجه کلی بزرگتر، از طرف سازمان ترجیح داده شده‌اند، برای مثال، مأموریت یک سازمان. (با مراجعه به رفرنس ما حول سازمان‌ها، اهداف، خروجی سازمان هستند.)
استراتژی یا اقدامات
اینها روشها یا فرایندهایی‌اند که برای دستیابی به اهداف در کل یا به صورت ترکیبی مورد نیاز هستند. (با مراجعه به رفرنس ما حول سازمان‌ها، استراتژی ها فرآیندهای موجود در سازمان هستند.)
اهداف
اهداف دستاوردهای خاصی هستند که برای دستیابی به مقاصد معین در برنامه باید در کل یا به صورت ترکیبی انجام شوند. اهداف هنگام اجرای استراتژیها معمولاً “نقاط عطف” در نظر گرفته می شوند.
وظایف
به ویژه در سازمان های کوچک، به افراد وظایف مختلفی که برای اجرای طرح مورد نیاز است، اختصاص داده می‌شود. اگر دامنه برنامه بسیار اندک باشد، وظایف و فعالیتها معمولاً از نظر پایه‌ای یکسان هستند.
منابع (و بودجه)
منابع شامل افراد، مواد، فناوری‌ها، پول و غیره بوده که برای اجرای استراتژی ها یا فرایندها لازم است. هزینه های این منابع غالباً در قالب بودجه به تصویر کشیده می شود. (با مراجعه به رفرنس ما از سازمان، منابع وارد سازمان‌ها می شوند.)
بررسی اجمالی مراحل معمولی در برنامه‌ریزی
فرقی ندارد که این سیستم یک سازمان، بخش، تجارت، پروژه و یا غیره باشد، فرایند برنامه‌ریزی اساسی معمولاً شامل ماهیت مشابهی از اقدامات است که به ترتیب باید انجام شود. مراحل با دقت و یا در برخی موارد بطور عینی صورت می گیرد، به عنوان مثال، هنگام برنامه‌ریزی که تلاش کم و درک ساده‌ای می طلبد.
پیچیدگی مراحل مختلف (و تکثیر آنها در کل سیستم) بستگی به دامنه سیستم دارد. به عنوان مثال، در یک شرکت بزرگ، مراحل زیر در دفاتر شرکت ها، در هر بخش، در هر اداره، در هر گروه و غیره انجام می شود.
1. تک‌هدف کلی مرجع (“ماموریت“) یا نتیجه مورد نظر از سیستم
در حین برنامه‌ریزی، برنامه‌ریزان باید به یاد داشته باشند (آگاهانه یا ناخودآگاه) که برخی از اهداف یا نتیجه کلی را که برای دیتیابی به اهداف مورد نیاز است، در ذهن خود نگه دارند. به عنوان مثال، در طول برنامه‌ریزی استراتژیک، مراجعه به مأموریت یا هدف کلی سازمان حائز اهمیت است.
2. از خارج و داخل سیستم سهام بگیرید
این “گرفتن سهام” همیشه تا حدی به وقوع می پیوندد، چه خودآگاه و چه ناخودآگاه. به عنوان مثال، در طول برنامه‌ریزی استراتژیک، بررسی (موشکافانه) محیط، بسیار مهم است. این بررسی معمولاً شامل در نظر گرفتن نیروهای محرک مختلف یا تأثیرات عمده ای است که می تواند بر سازمان بگذارد.
3. وضعیت را تحلیل کنید
به عنوان مثال، در طول برنامه‌ریزی استراتژیک، برنامه ریزان اغلب “تجزیه و تحلیل SWOT” را به کار می گیرند. (SWOT مخفف سرواژه‌های در نظر گرفتن نقاط قوت و ضعف سازمان و فرصت‌ها و خطرات آن است.) در طی این تحلیل، برنامه‌ریزان همچنین می توانند از ارزیابی‌ها یا روش‌های مختلفی برای “سنجش” سلامت سازمان‌ها استفاده کنند.
4- اهداف را تعیین کنید
براساس آنالیز و همسویی با روش کلی سیستم، برنامه‌ریزان مجموعه‌ای از اهداف را برای استفاده از فرصت‌ها بر نقاط قوت بنا شده و همچنین با تقویت نقاط ضعف و جلوگیری از خطرات، تنظیم می کنند.
5- برای دستیابی به اهداف استراتژی ایجاد کنید
استراتژی های خاص (یا روش های رسیدن به اهداف) انتخاب شده به مواردی از جمله هزینه مناسب، عملی بودن و کارایی داشتن آن بستگی دارد.
6. مقاصد را در طول مسیر دستیابی به اهداف تعیین کنید
مقاصد به منظور مناسب بودن (از لحاظ زمانی) و نشانگر پیشرفت بودن در جهت اهداف انتخاب می شوند.
7. مسئولیت های مرتبط و خط زمانی مرتبط با هر هدف
مسئولیت‌ها به منظور اجرای طرح و دستیابی به اهداف و مقاصد گوناگون، مشخص می شوند. در شرایط ایده‌آل، مهلت هایی برای تحقق هر کدام از آنها تعیین می شود.
8. نوشتن و ابلاغ مدرکی از برنامه
اطلاعات فوق در سندی که در سراسر سیستم توزیع شده، سازماندهی و نوشته می شوند.
9- پایان کار را تصدیق کنید و موفقیت را جشن بگیرید
این مرحله مهم اغلب نادیده گرفته می شود – که در نهایت می تواند موفقیت بسیاری از تلاش های برنامه‌ریزی آینده شما را تضعیف کند. هدف از برنامه، رسیدگی به یک مشکل فعلی یا دنبال کردن یک هدف پیشرفت است.
این ادعا به نظر ساده می آید اما باید تأیید کنید که مشکل حل شده یا هدف شما برآورده شده است. با این حال، این مرحله در فرایند برنامه‌ریزی اغلب با پیگیری مسئله بعدی برای حل یا دستیابی به هدف مربوطه، نادیده گرفته می شود.
پرش از این مرحله می تواند بی علاقگی و بدگمانی – حتی بدبینی – در سازمان را فزونی بخشد. این مرحله را نادیده نگیرید.